Vorlagen erleichtern Ihnen das Erstellen immer wieder ähnlicher Ausfuhranmeldungen. In einer Vorlage können Sie diejenigen Feldinhalte erfassen, die sich in gleichartigen Ausfuhranmeldungen nicht ändern, und der Vorlage einen sprechenden Namen geben.
Beim Erstellen einer Vorlage haben Sie die Wahl, ob es sich um eine Vorlage auf Kopfebene einer Ausfuhranmeldung oder um eine Positionsvorlage handeln soll. Eine Vorlage kann sowohl die Inhalte nur eines oder weniger Feldes/-r enthalten oder, bei einer Vorlage auf Kopfebene, aus mehr oder weniger vollständigen Ausfuhranmeldungen mit einer oder mehreren Positionen, bei einer Vorlage auf Positionsebene aus mehr oder weniger kompletten Daten einer Position bestehen.
Falls Sie Daten aus einem Vorsystem übernehmen, spielen Vorlagen ebenfalls eine wichtige Rolle: Hier können Sie Daten erfassen, die Sie für Ihre Vorgänge benötigen, die aber in Ihrem Vorsystem nicht vorhanden sind. Auf diese Weise können Sie Ihre Abläufe automatisieren. Zur weiteren Automatisierung haben Sie die folgenden zusätzlichen Optionen:
- Mit Vorlagenzuordnungen legen Sie fest, welche Vorlagen bei Übereinstimmung mit ausgewählten Kriterien (Bedingungen) automatisch angewendet werden.
- Beim Anlegen und Bearbeiten von Vorlagen können Sie neben bestimmten variablen Feldinhalten (Vorlagen) auch festlegen, dass Feldinhalte nach festen Regeln vergeben werden.
- Mappingtabellen ermöglichen es Ihnen, für bestimmte Felder die Werte, die bei der Datenübernahme aus einem Vorsystem mit Hilfe von Vorlagen ergänzt werden, genauer und flexibler zu spezifizieren. So können Sie z. B. anhand eines Bereiches von Warennummern bestimmte Referenzen (Unterlagen und sonstige Verweise) anlegen lassen.
- Neben den Vorlagen auf Positionsebene können Sie auch in den Stammdaten diejenigen Materialien pflegen, die Sie immer wieder einführen: Siehe auch Abschnitt Stammdaten, die Sie pflegen können.
- Faustformel für Sie zur Nutzung von Positionsvorlagen und den Stammdaten Materialien:
− In den Stammdaten Materialien entspricht ein Eintrag einem Ihrer Materialien. Im konkreten Vorgang haben Sie dann die Möglichkeit, einen Faktor anzugeben, mit dem alle Mengenangaben multipliziert werden sollen.
− Positionsvorlagen erlauben eine flexiblere Nutzung, hier können Sie Felder aufgrund von Bedingungen initialisieren und so die Angaben zu einem Material ergänzen und/oder Ihre Prozesse stärker automatisieren.
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