In den Stammdaten Materialien können Sie Materialien bzw. Artikel erfassen, die Sie für mehrere Vorgänge benötigen. Änderungen in den Materialien wirken sich nur auf neue Vorgänge (z. B. Ausfuhranmeldungen) aus, bereits erstellte Vorgänge werden nicht mehr geändert.
Sie können auch Materialien per CSV-Datei aus einem Vorsystem importieren und sich damit Tippaufwand und mögliche Fehler ersparen. Neue Datensätze werden dabei nur angelegt, wenn diese Daten nicht bereits existieren. Sinnvoll ist das vor allem, wenn Sie einen Mandanten neu einrichten.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Material zu erfassen:
- Wählen Sie Stammdaten − Materialien und wählen Sie die Schaltfläche Neu.
- Machen Sie in den Mappen Material und Ausfuhranmeldung diejenigen Angaben, die bei diesem Material immer zutreffen.
- Hier können Sie z. B. Unterlagen bzw. Referenzen hinterlegen:
Mappe Ausfuhranmeldung − Untermappe Referenzen − Feldgruppe Unterlagen oder Sonstige Verweise
- Hier können Sie z. B. Unterlagen bzw. Referenzen hinterlegen:
- Wählen Sie die Schaltfläche Speichern & schließen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Materialien aus einer CSV-Datei zu importieren:
- Wählen Sie Stammdaten − Materialien und wählen Sie Menü Material − CSV-Import.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um Details zur erwarteten Reihenfolge der Daten zu erhalten.
- Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die CSV-Datei aus.
- Die Datei wird hochgeladen.
- Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.
- Klicken Sie auf Importieren.
Hinweise
- Auf gefüllte Felder weist Sie der Assistent im jeweiligen Vorgang nur hin, falls die Werte gemäß den Konsistenzbedingungen fehlerhaft sind. So kann es beim Füllen der Felder eines Vorgangs aus den Stammdaten aus Versehen zu falschen Angaben kommen.
- Über den Gültigkeitszeitraum können Sie steuern, dass Ihnen veraltete Materialien in Ihren Vorgängen nicht mehr zur Auswahl angeboten werden.
Anhand verschiedener Gültigkeitszeiträume können Sie auch zukünftige Änderungen in einem bestimmten Material bereits in Ihrem System hinterlegen. Dazu ändern Sie den Gültigkeitszeitraum für das bereits hinterlegte Material und erfassen ein zweites Material mit derselben Materialnummer, dessen Gültigkeitszeitraum nicht mit dem ersten Material überlappen darf.