Personen legen Sie über den Stammdaten-Eintrag Firmen in der Mappe Mitarbeiter an. Alle Mitarbeiter, die Sie dort angelegt haben, werden Ihnen anschließend in der Übersicht der Personen angezeigt:
- Alternativ können Sie Personen auch über den Stammdaten-Eintrag Personen anlegen.
- Falls Sie mit Hilfe der Anwendung Formulare drucken, pflegen Sie bei Personen, die Dokumente erstellen dürfen, auch das Feld Zeichnungsberecht. (Zeichnungsberechtigt; z. B.. „i. A.“, „i. V.“, „ppa.“)
Eine Person mehreren Firmen zuordnen
Um eine bereits angelegte Person als Mitarbeiter mehreren Firmen zuzuordnen, öffnen Sie zunächst den Datensatz dieser Person und wechseln Sie in die Mappe Mitarbeiter.
Mit Hilfe der Schaltfläche Neu können Sie dieser Person eine weitere Firma zuordnen. Bei Bedarf wiederholen Sie diesen Schritt.
Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen
Setzen Sie die betreffende Person immer auf Inaktiv statt sie zu löschen. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Mitarbeiter die Anwendung genutzt haben, auch wenn diese nicht mehr in Ihrer Firma beschäftigt sind. Dies kann wichtig werden bspw. für eine spätere Zoll- und Außenwirtschaftsprüfung.
Das Feld Inaktiv finden Sie in der Grunddatenmappe in der Feldgruppe Details. Sobald Sie dort einen Haken gesetzt haben, wird dieser Mitarbeiter nicht mehr in den Übersichten aufgeführt bzw. als inaktiv kenntlich gemacht. Die zugehörigen Daten bleiben aber im Hintergrund erhalten.