Ist in Ihrer Bewilligung festgelegt, wo und wie Sie Ihre ABDs oder AGVs in Papierform ablegen sollen – neben der automatischen elektronischen Archivierung in Export Filing: ATLAS? Dann können Sie diese Ausfuhrdokumente gesammelt in internen Fileverzeichnissen abspeichern.
- Damit Sie die Dokumente extrahieren können, benötigen Sie die Rolle I_CLIENTADMIN.
Ermittlung von ABDs oder AGVs im Archiv
- Wählen Sie über die Zentrale Ihrer Anwendung den Eintrag Archiv und nutzen dort Ausgangsvermerke (AGVs). Für einen Sammelausdruck Ihrer ABDs wählen Sie alternativ Ausfuhrbegleitdokumente (ABDs).
- Wählen Sie im Archiv, ob Sie Daten vor oder nach dem 01.04.2023 einsehen möchten. Auf diese Wahlmöglichkeit weist Sie die Export Filing: ATLAS mithilfe eines Meldungsfensters hin.
- Um den Zeitraum einzugrenzen, nutzen Sie die Filterchips Anmeldezeitp. von und Anmeldezeitp. bis. Anschließend übernehmen die Angaben in Ihre Auswahl.
- Über die Schaltfläche Suchen erhalten Sie die Auswahl in der Übersicht.
Download der Dokumente
- Nutzen Sie zum Download im Menü der Ausfuhrbegleitdokumente (ABDs) bzw. Ausgangsvermerke (AGVs) die Menüfunktion Dokumente extrahieren. In dem neuen Fenster konfigurieren Sie vorab den Export.
- Innerhalb der zu extrahierenden Objekte entscheiden Sie welche Dateien exportiert werden sollen.
Beachten Sie die Einschränkungen der Dateigröße. - Nutzen Sie in den Optionen für den Export die Möglichkeit den exportierten Dateinahmen zu konfigurieren. Hierfür stehen Ihnen, nachdem Sie einen Haken bei den Metadaten gesetzt haben, Platzhalter zur Verfügung wie Datum oder Dateiname des Dokuments. Im Standard ist eine Konfiguration für das Verzeichnis bereits vorgegeben.
- Wenn Sie zusätzlich die Metadaten ausgeben lassen, erhalten Sie zu jedem PDF-Dokument die wichtigsten Informationen in einer separaten Datei. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen ein Archivsystem verwenden, lassen sich die Metadaten dort einlesen und mit den exportierten PDF-Dateien verknüpfen. Dadurch können diese nach den einzelnen Inhalten wie MRN, Referenznummer oder Empfänger durchsucht werden.
- Innerhalb der zu extrahierenden Objekte entscheiden Sie welche Dateien exportiert werden sollen.
- Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Starten und nach erfolgreichem Export die Funktion Ergebnis herunterladen.
- Legen Sie die ZIP-Datei in einem Ihrer Verzeichnisse ab.
- Der AEB Support empfiehlt Ihnen, vorher eine Ablagestruktur und Benennung für Ihre AGVs oder ABDs intern abzustimmen.
- Anschließend können Sie Ihr Archiv in Export Filing: ATLAS schließen und öffnen den Ablageort Ihrer ZIP-Datei auf Ihrem Rechner.
Anpassung von Bezeichnungen
Im Feld Verzeichnis-Konfig. für die Verzeichnis-Konfiguration bestimmen Sie über die Ordnerstruktur und Dateinamen innerhalb der heruntergeladenen Zip-Dateien. Beispiele:
- ${recordIndexPrefix6}/${recordIndexSuffix3}/${documentIndex}.${documentName}: Dies ist im Standard gesetzt und bietet ein Verzeichnis, inklusive Unterverzeichnissen für die Dokumente mit einer fortlaufender Nummer.
- ${objectDateYear}/${objectDateMonth}/${objectIdentifier}/${documentIndex}.${documentName}: Damit können Sie Unterverzeichnisse nach Jahr, Monat und einer eindeutigen Identifikation zum Objekt bilden.
So haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zur elektronischen Archivierung, Ihre ABDs oder AgVs gemäß Ihrer Arbeitsorganisation oder Bewilligungsvoraussetzung herunterzuladen.